Mnoho podnikatelů tápe, co všechno si mohou dát do nákladů. Obecně platí, že daňově uznatelný je ten výdaj, který slouží k dosažení, zajištění a udržení zdanitelných příjmů. To znamená, že kromě zboží, materiálu a mezd zaměstnanců lze do nákladů zahrnout například telefony, software, notebooky, automobil (včetně PHM, oprav i parkování), ale také služby jako konzultace, školení, právní poradenství nebo marketing.

Náklady je ale nutné správně doložit. Nestačí jen bankovní výpis nebo účtenka. Potřebný je daňový doklad s identifikací dodavatele a odběratele, popisem služby nebo zboží, datem zdanitelného plnění a celkovou částkou. V případě plátců DPH musí doklad splňovat podmínky §29 zákona o DPH. Doklady je vhodné pravidelně skenovat a archivovat minimálně 10 let.

V oblasti dopravy lze uplatnit buď skutečné výdaje (na základě knihy jízd a dokladů o tankování), nebo paušál na dopravu. Paušál je výhodný zejména pro OSVČ s nižšími náklady na PHM, protože šetří administrativu. U vozidel v majetku firmy je třeba pamatovat i na silniční daň.

Speciální kategorií jsou náklady hrazené zaměstnancům – ať už jde o cestovné, stravenky, příspěvky na vzdělávání nebo pracovní pomůcky. I ty lze do nákladů zahrnout, ale jen za určitých podmínek – například pokud jsou stanoveny v pracovní smlouvě, interním předpisu nebo pokud k nim existuje doklad.